Política Antisoborno
1.- Introducción
El 31 de octubre de 2003 en la Asamblea General de Naciones Unidas, en su Resolución 58/4, aprobó la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción, base del desarrollo e implantación de políticas anticorrupción, tanto a nivel público como en la empresa privada.
El soborno es una forma de corrupción que supone una amenaza que obstaculiza el desarrollo del mercado y distorsiona la realidad de una leal competencia que ha de existir entre los distintos operadores. Los gobiernos no pueden luchar por sí solos frente a esta amenaza, sino que necesitan la plena colaboración de las empresas y entidades privadas como aliadas indispensables.
Es indispensable que las empresas y entidades privadas establezcan políticas detalladas para áreas de riesgo particulares, pues la frontera entre las prácticas legales y las corruptas pueden estar difuminadas, lo que hace que existan muchas zonas grises que han de ser reguladas para trazar los límites entre las prácticas legítimas y las ilegítimas.
2.- Objetivo
La Asociación de Agentes Aduanales de Toluca, A.C., se compromete con los valores y objetivos de la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción y aprueba la presente Política Antisoborno como iniciativa de lucha contra posibles comportamientos fraudulentos y conductas contrarias a las normativas y leyes vigentes en materia de antisoborno en los países donde se establecen relaciones de negocio; así como la aprobación y practica de las (BPC) “Buenas Prácticas Comerciales” en su conjunto de criterios y requisitos para la correcta comercialización de nuestro servicio.
Por lo tanto, nos comprometemos a mantener cero tolerancias frente al soborno en todas sus formas.
3.- Referencias Normativas
- Convenio de lucha contra la corrupción de agentes públicos extranjeros en las transacciones comerciales internacionales de 1999.
- Principios del Pacto Mundial de Naciones Unidas de 2000.
- Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción de 2005.
- ISO 37001:2016 – Sistemas de Gestión Anti sobornó de 2016
4.- Alcance
Esta Política debe ser conocida y aplicada por todo usuario de la Asociación de Agentes Aduanales de Toluca A.C., incluyendo sus socios aduanales, miembros de la presidencia, tesorería, contabilidad, administración, dirección y todo el personal (en cualquier forma de contratación), quienes deberán asegurarse de no involucrarse de ninguna manera en actividades de soborno, así como comprometerse a entender, aceptar y aplicar la Política descrita en este documento.
La Política Antisoborno es comunicada a los clientes, proveedores y socios de negocio de la organización de forma que sea contemplada y respetada por los mismos en el marco de las actividades que involucren las relaciones de negocio existentes en la Asociación de Agentes Aduanales de Toluca A.C.
5.- Consideraciones generales
Todos los términos utilizados en esta política antisoborno forman parte de las medidas, los objetivos establecidos y acciones para lograr evadir toda forma de soborno, involucrando a todas las partes interesadas, la alta dirección y socios de negocios. Apegándonos a los requisitos legales y reglamentarios que apliquen para el cumplimiento de la presente política en:
- Socios de negocios, proveedores
A nuestros socios de negocios, la alta dirección les solicitara se comprometan a prevenir sobornos en nombre la representación que obtienen por parte de la Asociación de Agentes Aduanales de Toluca, A.C.
A nuestros proveedores externos de materiales, que proporcionen productos o servicios quedarán informados sobre la presente política y deberán regirse por la misma.
Ningún colaborador de la Asociación de Agentes Aduanales de Toluca, A.C., podrá contratar a personas o empresas de las que se sospeche que puedan estar o haber estado involucradas en actos de soborno.
No obstante, si se diera el caso de que fuera ineludible dicha contratación aun cuando constaran precedentes de soborno en la persona o empresa o entidad implicada, la AAATOL dejaría constancia de los motivos de dicha decisión.
- Pagos de facilitación
Se entienden como pagos de facilitación aquellos pagos pequeños, no oficiales e impropios que se hacen a un funcionario para obtener o agilizar un trámite de rutina o necesario para la actividad.
Los pagos de facilitación pueden ser entregados a funcionarios para obtener licencias, permisos, certificados y otros tipos de servicios públicos, pero también a proveedores de servicios comerciales (como proveedores de electricidad, cable, agua, etc).
Por funcionario público o funcionario se ha de entender a «Toda persona que ocupe un cargo legislativo, administrativo o judicial, por designación, elección o como sucesor, o cualquier persona que ejerza una función pública, incluso para un organismo público o una empresa pública, o cualquier funcionario o agente de una organización pública local o internacional, o cualquier candidato a un cargo público».
Estos pagos de facilitación son sobornos y están prohibidos por la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción y por lo tanto, prohibidos por la presente Política.
5.2.1 Excepción a la prohibición:
En el hipotético caso de que la solicitud de un pago de facilitación vaya acompañada de una amenaza a la seguridad o bienestar del empleado o su familia y allegados, es decir, que estemos ante una extorsión, se podrá permitir que se realice dicho pago para evitar un daño grave, siempre que dicha amenaza y el miedo a un peligro inminente puedan ser demostrados.
5.2.2 ¿Qué hacer en caso de enfrentarse a una demanda de pago?
En el caso de que el personal de la Asociación de Agentes Aduanales de Toluca, A.C., se enfrente a una demanda de pago, dependiendo de si estamos ante un pago de facilitación o ante una extorsión, habrá de actuar de la siguiente manera:
- Pago de facilitación: Si se recibe una demanda de pago se habrá de solicitar prueba de la legitimidad y un recibo oficial de este. En caso de que se deniegue, no se debe realizar el pago.
- Pago de extorsión: Si la demanda de pago conlleva una amenaza, el afectado podrá poner el hecho en conocimiento de la organización con el fin de recabar su apoyo, protección y respaldo en caso de ser necesario realizar el pago, si se encuentra en riesgo su salud, seguridad o libertad, o la de otro.
Este pago habrá de quedar registrado en las cuentas de la organización y se debe adjuntar un breve informe de investigación del hecho. En su caso o si es requerido por la ley, se habrá de informar igualmente a las autoridades pertinentes
- Regalos, hospitalidad, donaciones y beneficios similares
Los regalos y las invitaciones comerciales, así como donaciones o beneficios de una escala razonable se utilizan para reforzar las relaciones de trabajo entre asociados comerciales o en beneficio de la comunidad.
Estas prestaciones pueden ser apropiadas en ciertas circunstancias o ser socialmente aceptables en determinadas culturas o, incluso, prueba de actividades de Responsabilidad Social (RS). También puede ser apropiado aceptar u ofrecer atenciones que incluyan viajes a eventos comerciales con las personas con quienes tenemos relaciones de negocios. Sin embargo, si los ofrecimientos de regalos, invitaciones o viajes son frecuentes o tienen un valor considerable, pueden crear la impresión, o la realidad, de un conflicto de intereses o un pago ilícito, es decir, un soborno.
Por ello, la presente Política establece mecanismos de control para evitar tanto como sea posible que estas prestaciones puedan percibirse como un soborno.
- Regalos, entretenimiento y hospitalidad.
Son regalos, ventajas o beneficios tales como entrega a título gratuito de productos propios o de terceros, entrega de entradas o invitaciones para asistir a actividades de tipo cultural, de ocio o deportivas. Gastos de este tipo son, en principio, legítimos. Si bien se trata de una práctica extendida, la Asociación de Agentes Aduanales de Toluca A.C., los regula en la presente Política, para que no sean utilizados de forma indebida ni puedan resultar una práctica de soborno.
Los regalos y la hospitalidad deben cumplir una serie de requisitos que los regulan:
- A) Control del grado y la frecuencia de regalos y hospitalidad.
En el ámbito privado o público se permiten regalos y atenciones en las siguientes circunstancias:
- Se podrá realizar o recibir regalos de valor modesto, tales como tazas, lapiceros o camisetas, o con valor simbólico, tales como trofeos o placas en reconocimiento.
- En ningún caso se podrá ofrecer o aceptar dinero en efectivo o equivalente (vales o tarjetas regalo).
- Únicamente se podrá ofrecer o aceptar regalos u otro tipo de atenciones que no vulneren la legalidad vigente ni estén prohibidos en el marco de un contrato vigente.
- No se podrá aceptar o realizar regalos o invitaciones de/a una misma persona más de 3 veces al año.
- Se habrá de respetar en todo momento la Política de Regalos de las Organizaciones con las que tenemos relaciones de negocios.
- No se aceptarán u ofrecerán regalos hechos en forma de servicios o beneficios (por ejemplo, promesas de empleo).
- No se debe realizar o aceptar regalos durante o inmediatamente después de la negociación de un contrato.
- No se debe aceptar u ofrecer regalos a aquellas personas que participen directamente en la adjudicación de contratos, aprobación de certificados, u otros.
- No deben resultar en un problema si se hace público este regalo.
- B) Cuando los regalos y actos de hospitalidad superen un valor o frecuencia.
Se habrá de requerir la aprobación previa de Dirección, así como que sean documentados o registrados en el Sistema de Gestión de la Asociación de Agentes Aduanales de Toluca. Estos registros serán públicos a toda la organización.
5.4 Invitaciones y otros gastos de promoción
Las invitaciones de negocios pueden desempeñar un rol importante para reforzar las relaciones de trabajo entre asociados e implementar una Política comercial efectiva, por lo que este tipo de gastos se permite, siempre y cuando:
- Estén relacionados con un fin comercial legítimo de la empresa.
- No se hagan de manera que se pueda percibir o interpretar como un soborno.
- Sean infrecuentes, no exista más de uno en el transcurso de dos años.
- Se lleven a cabo en un lugar apropiado para negocios.
- Sean apropiados en el contexto de una relación de negocios.
Por otro lado, quedan prohibidas:
- Invitaciones excesivas en el contexto de la ocasión comercial.
- Invitaciones que incluyan comportamiento obsceno o inapropiado.
- Invitaciones explícitamente prohibidas por ley.
- Invitaciones explícitamente prohibidas por el cliente o proveedor.
- Invitaciones explícitamente prohibidas en el marco del contrato.
5.5 Viajes
En relación con viajes cuyos costos totales o parciales sean asumidos por la Asociación de Agentes Aduanales de Toluca A.C., se admiten los siguientes:
En el marco de un proyecto, se podrá solicitar a funcionarios de los organismos implicados, que se desplacen a Toluca, sede de AAATOL, cuando sea necesario para el correcto desarrollo de los trabajos.
- En el marco de eventos o presentaciones organizadas por AAATOL en Toluca, se podrá cursar invitación a funcionarios para asistir.
- Los costos asumidos, ya sean totales o parciales, deberán ser aprobados previamente por la Función de Cumplimiento Antisoborno de AAATOL.
- Se restringe estos pagos a los viajes, alojamiento y manutención necesarios, directamente asociados con un itinerario de viaje razonable.
- Se prohíbe el pago de los gastos que no se restrinjan a los arriba mencionados, por lo que se excluyen expresamente pagos relacionados con actividades que puedan considerarse de ocio.
- Se prohíbe el pago de los gastos de los miembros de la familia o amigos.
- Se prohíbe el pago de los gastos de vacaciones o de recreo.
5.6 Contribuciones políticas
La Asociación de Agentes Aduanales de Toluca A.C., no realiza contribuciones políticas de ningún tipo. Por este motivo, queda terminantemente prohibido efectuar cualquier tipo de donación, ya sea financiera o de otra especie, en nombre de la empresa a partidos políticos, funcionarios de los partidos, candidatos, personas involucradas en la Política u organizaciones que mantengan relaciones estrechas con un partido político.
5.7 Donaciones de caridad y patrocinios
Se entiende como donaciones de caridad cualquier aportación económica u objeto de valor que sea donado para apoyar causas o actividades filantrópicas en el área ambiental, deportiva, del arte, la cultura o la educación. Por otra parte, los patrocinios están enfocados al apoyo de actividades, actos o eventos, lo cual concede derechos y beneficios al patrocinador. Es decir, AAATOL podrá usar el nombre del beneficiario y publicitar esta colaboración, y a la inversa.
El riesgo de las donaciones de caridad y los patrocinios es que pueden ser usados para generar una ventaja indebida o como subterfugio para un acto de soborno o corrupción en general.
La Asociación de Agentes Aduanales de Toluca A.C., consiente la realización de donaciones de caridad que se organicen por su propia iniciativa o a iniciativa de sus empleados. El objetivo es colaborar con instituciones benéficas o con gran proyección social tales como por ejemplo Hospitales, casas Hogar, Fundaciones etc., de forma totalmente desinteresada y siempre que se cumplan con los siguientes requisitos:
- Efectuarse en el marco legal.
- No implicar un conflicto de intereses con las actividades de la empresa.
- Dejar el correspondiente registro en el Sistema de Gestión de AAATOL agregando la fecha y los artículos u objetos donados.
- No ser realizadas para asegurar un negocio inapropiado u obtener una ventaja indebida.
- No contravenir ningún punto de los establecidos en esta Política.
- Cuando se lleve a cabo la donación de dinero, se dejará constancia cumpliendo una serie de requisitos:
- Quedará constancia de la aprobación y realización del pago.
- Se divulgará la donación en medios propios y medios del beneficiario.
- Se evitará hacer una donación en el caso de que coincida en el tiempo con la negociación de un contrato entre las partes
6.- Debida Diligencia
La Asociación de Agentes Aduanales de Toluca A.C., aplica en sus procedimientos de selección y contratación de personal, medidas diligentes para prevenir la incorporación de personas que puedan resultar conflictivas en relación a las prácticas que se buscan eliminar y evitar con esta Política. Así, en los procedimientos de selección y contratación se establecen los lineamientos de actuación y los controles para aplicar sobre el personal candidato y las incorporaciones, con la finalidad de prevenir un posible soborno.
Para el caso de los socios de negocio también se aplican procedimientos de debida diligencia y en base a los resultados de dichos procesos se definen ciertos controles (dependiendo del riesgo analizado para cada uno de ellos y del tipo de relación que se establezca) que permiten minimizar los índices de riesgos de soborno.
7.- Reporte de sobornos y actividades sospechosas.
Cualquier conocimiento de incumplimiento real o sospechoso de esta Política debe ser reportado a la Dirección de la empresa y/o la Función de Cumplimiento Antisoborno. Asimismo, se promueve que se informe a la empresa sobre aquellas situaciones que puedan suponer una debilidad del sistema para proceder a su corrección o mejora.
Cualquier reporte de soborno o actividad sospechosa será tratado como confidencial. Ninguna persona que realice un reporte de soborno o de actividad sospechosa de buena fe sufrirá sanción o perjuicio por esta actividad.
Todos los empleados y directivos tienen la obligación de informar a su superior jerárquico, a la persona que desempeña la Función de Cumplimiento Antisoborno o Dirección acerca de cualquier incumplimiento o mala práctica que observen en el desempeño de sus actividades profesionales.
AAATOL ha establecido canales formales supervisados por la Función de Cumplimiento Antisoborno, para que todos los interesados puedan realizar, de buena fe y sin temor a represalias, consultas o comunicaciones de incumplimientos de lo establecido en esta Política.
Si se tiene conocimiento de alguna conducta (activa o pasiva) contraria al contenido de la presente Política o de cualquier otra normativa interna, se debe seguir el procedimiento de planteamiento de quejas y denuncias o a la dirección de email: info@aaatol.com
La denuncia se puede presentar de forma anónima o el remitente se puede identificar. En este caso, AAATOL garantiza la confidencialidad de la información que se comunique.
Todas aquellas personas que, de buena fe o sobre la base de una creencia razonable, transmitan sus notificaciones estarán protegidas contra cualquier tipo de discriminación y penalización por motivo de las denuncias realizadas. Las denuncias falsas o difamatorias podrán ser objeto de sanción o dar lugar al ejercicio de las acciones a que haya lugar en Derecho. Este mismo canal puede ser utilizado por los interesados para reportar otras cuestiones de interés o dudas sobre la aplicación de la presente Política.
8.- Glosario ISO 3700: 2016
- Soborno
Oferta, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja indebida de cualquier valor (que puede ser de naturaleza financiera o no financiera), directamente o indirectamente, e independiente de su ubicación, en violación de la ley aplicable, como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar en relación con el desempeño de las obligaciones de esa persona.
- Organización
Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.
- Política
Intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente su alta dirección o su órgano de gobierno.
- Parte interesada
Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad.
- Requisito
Necesidad que está establecida y es obligatoria
- Alta dirección
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una organización al más alto nivel, que tiene (n) la responsabilidad y autoridad final respecto de las actividades, la gobernanza y las políticas de una organización, y al cual la alta dirección informa y por el cual rinde cuentas.
- Eficacia
Grado en el cual se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados.
- Riesgo
Efecto de la incertidumbre en los objetivos.
- Socio de negocios
Parte externa con la que la organización, tiene, o planifica establecer, algún tipo de relación comercial.